Choisir un LMS

Cet article peut servir de guide à ceux qui ne s’y connaissent pas trop pour choisir un LMS, bon support pour constituer un cahier de charges. Il faut préparer son cahier des charges (il réunit entre autres les besoins auxquels les intervenants doivent répondre : qu’est ce qu’on attend de cette solution LMS ? quel public il va viser (âge, sexe,…)….

Qu’est ce qu’on attend de cette solution LMS ? les domaines d’activités concernés dans une entreprise par exemple,  des contraintes à respecter (charte de la société, accessibilité, optimisation, formats, délais, langues, aspects graphiques,…), une évaluation et étude de la concurrence proposant des LMS, les fonctions principales attendues de cette solution LMS, etc.

1. Choisir un LMS, un LCMS ou CMS ?

Vous retrouvez-vous au milieu de ces termes ?

Je vous renvoie entre autres au besoin à mon article : Les Modules LMS et CMS (Les Modules LMS et CMS sont développés ensemble). Il est important de mieux comprendre ces concepts pour choisir un LMS.

Le LMS (ou Learning Management System) est l’aspect pédagogique dans son ensemble. Il gère les activités de l’apprentissage des apprenants, à savoir les performances, la progression, les évaluations, le suivi, la diffusion des contenus et leur organisation.

Le CMS (ou Content Management System) est un logiciel permettant la gestion et la mise en ligne de contenus.

Le LCMS (ou Learning Content Management System) d’après (learn-on-line.be/choisir-une-plate-forme-de-formation), c’est un logiciel axé sur la création, le stockage, l’utilisation, la gestion et la délivrance d’objets d’apprentissage.

Conseil sur ce choix :

Choisir une plateforme intégrant LMS et LCMS.

–       Ils forment des systèmes complets permettant de créer, diffuser, publier, gérer et de suivre le contenu de vos formations depuis une même plate-forme, adaptés aux problématiques de la formation ouverte et à distance (FOAD).

2.   Choisir un LMS pour la convivialité et la facilité d’utilisation

La facilité d’utilisation, la navigation l’aspect intuitif et la navigation….sera un critère qui demeurera toujours l’un des critères majeurs pour le choix de n’importe quelle solution, et choisir un LMS n’échappe pas à la tradition.

Choisir un LMS doit porter sur la facilité :

  • d’une navigation facile permettant une utilisation aisée des espaces apprenant et de collaboration ;
  • d’une exploitation ne nécessitant aucune compétence technique particulière ;
  • d’un accès non laborieux ne démotivant par les apprenants à des rapports (courbe de progression d’apprentissage ; résultats de tests) ;

3.  Choisir un LMS qu’on peut personnaliser facilement

Une plateforme permettant une flexibilité  pour au moins :

  • la personnalisation des rapports d’évolution et de performance (la mise en page, les couleurs, le texte et les graphiques en fonction de votre choix), la définition du nombre d’utilisateurs, la programmation des cours ;
  • la personnalisation dans la création de questionnaires, la durée d’une réponse à un quiz (insertion ou utilisation d’images et de son, etc.) ;
  • pouvoir personnaliser un univers familier à vos apprenants, organisez différemment l’espace d’accueil ;
  •  …Décrivez dans le cahier de charges ce que vous aimeriez pouvoir personnaliser…

Conseil sur ce choix :

Il convient de choisir un LMS dont on pourra effectuer des modifications sans générer de nombreuses modifications perturbant les habitudes nouvellement acquises des utilisateurs.

Dans l’exhaustivité de vos souhaits, choisissez une plateforme collant presque à votre mode de fonctionnement même s’il est très atypique.

Le paramétrage de la solution doit être flexible ne nécessitant pas des aptitudes techniques.

4. Choisir un LMS avec une interopérabilité (Normes AICC, SCORM 1.2, SCORM ou 2004)?

Assez tôt dans le projet il faut s’assurer de l’interopérabilité, qui est la  compatibilité entre le contenu en cours et la plate-forme LMS, de même c’est d’anticiper que vos contenus de développement puissent s’intégrer dans une autre plateforme.

Lire mon article sur le standard SCORM (Sharable Content Object Reference Model).

Les Normes SCORM et AICC assurent l’interopérabilité entre les contenus de formation à distance ainsi que les plateformes LMS pour la bonne exécution des fonctionnalités évoluées.

 Conseil sur ce choix :

Il vaudrait mieux choisir un LMS qui soit compatible à tous les 2 standards ;-), afin de combler si jamais vous tombiez sur des contenus qui soient compatibles avec l’un ou l’autre de ces standards.

Les bonnes solutions e-learning fonctionnent généralement avec ces deux standards.
Ne sous estimez pas l’interopérabilité.

Rien que pour des raisons de traçabilité, le tracking qui récupère les données de traçage (temps et nombre de connexion, données de progression et d’évolution de l’apprentissage, résultats d’évaluation) est la matière première pour le formateur.

Le terme parcours d’apprentissage désigne le suivi (ou tracking) des activités et des résultats d’apprentissage. Le tracking s’effectue via la plateforme LMS, pour récupérer des informations pédagogiques relatives à l’avancement des apprenants dans leurs parcours e-learning

Grâce à l’interopérabilité le SCO (unité de contenu de formation réutilisable dans d’autres parcours de formation) et le LMS peuvent être compatibles en respectant la norme SCORM.

5. Choisir un LMS, choix pédagogique mais contraintes techniques ?

L’interopérabilité est aussi de s’assurer de certaines contraintes au niveau technique ; sur les compatibilités du poste de travail, il faut gérer :

La question bande passante :

C’est un point épineux à résoudre. Il faut vérifier par vos experts techniques la critère bande-passante géré par le LMS. Quelle est la capacité d’accès aux connexions simultanées à la plateforme pour pouvoir accéder aux contenus de formation (gérant de l’animation son+vidéo) depuis les postes des utilisateurs ? Vérifier l’infrastructure ….

La question navigateurs :

__ La configuration de la plateforme LMS, soutiennent elles le navigateur Safari sur un Mac, Firefox ou IE6? On sait qu’ils se comportent parfois différemment pour afficher les pages web ou traiter les scripts informatiques qu’elles contiennent. Ce phénomène peut entrainer des problèmes techniques d’un poste à l’autre selon le navigateur utilisé par l’apprenant.

La question configuration poste :

__ Des Plug-in : [programmes gérant des formats spécifiques (Flash, PDF, etc.]. Il est nécessaire de vérifier que vos postes possèdent les bonnes versions du plug-in.

La question des contraintes d’hébergement et de charge

***L’hébergement se fait soit en interne – licence- (vous acheter, installer, configurer et assurez la maintenance du serveur), soit en externe – abonnement-  (Le serveur hébergé en externe chez un fournisseur  mais vous en assurez l’administration technique, ou en service et prestation externes hébergées : mode Saas).

La question du choix de votre plateforme et votre environnement (SI : Système d’Information)

La plateforme choisit va-t-elle pouvoir interagir avec d’autres systèmes de votre SI (SIRH, système de gestion des contenus d’apprentissage, etc…).

Conseil sur ce choix :

Si vous choisissez le une plateforme en mode SaaS (externalisation de la solution : le fournisseur LMS héberge non pas seulement la plateforme, mais en assure également la maintenance, l’exploitation, et les mises à jour de la solution), c’est toute l’informatique dont vous n’aurez plus à vous souciez. Alors à ce moment là on s’affranchit des contraintes techniques car vous pouvez vous concentrez sur le métier (dispositif pédagogique) et le fournisseur s’acquitte de la partie technique.

6. Choisir un LMS pour des contenus synchrones ou asynchrones ?

En mode synchrone, on peut gérer : le chat, la classe virtuelle, la web conférence, etc. Ce sont toutes des données en réelle.

Fortement axée sur l’audiovisuel pour classes virtuelles synchrones. Elle implique des contraintes assez fortes en termes de bande passante.

La mise en œuvre est lourde, il faut télécharger des fichiers rich-média.

En mode asynchrone, plus facile pour l’apprentissage, on peut gérer : les forums, les screencasts, les documents pédagogiques statiques, quizz, des tests, les classes virtuelles également, la gestion de mail au tuteur, des contenus rapid-learning, les blogs, les wikis et des podcasts.

Conseil sur ce choix :

Avec notre plateforme LMS/LCMS, la solution serait de choisir une plateforme intégrant du blended learning et intégrant des classes virtuelles avec des outils de collaboration web 2.0.

Les plateformes intègrent de plus en plus des classes virtuelles proposant des outils collaboratifs avancés, tels que les forums, les chats, les cours asynchrones en créant un cursus où les formateurs suivent précisément les parcours de chaque apprenant.

7.  Choisir un LMS pour Hébergement ou licence?

Il y a des avantages et des inconvénients pour les deux approches :

Choisir un LMS pour les Avantages de la licence

Vous possédez le logiciel, et vous contrôlez vos données (la sécurité) – si la sécurité est un gros problème pour vous, les pare-feu d’entreprise suffisent. Engagez de bons profils  pour assurer la maintenance et la sécurité de votre serveur.

 __Inconvénients de la licence

 La mise en œuvre est coûteuse. Il y a une exigence attendue du personnel informatique qui a déjà fort à faire avec le SI de l’entreprise. Il faut assurer les mises à jour de logiciel soi même.

Choisir un LMS pour les Avantages de l’hébergement

Le prestataire propose, dans le cadre d’un abonnement, la fonctionnalité intégrée et gérée à ceux (nombre d’utilisateurs) qui l’utiliseront.

Le prestataire s’occupe de tout automatiquement :

Le déploiement est rapide en moyenne une solution se déploie en 3 mois contre 1an pour un ERP)… De plus elles sont généralement très flexibles (paramétrables) et permettent donc de coller au plus près des besoins utilisateurs ; Installation automatique des mises à jour ;

Pas de serveur ni de licence de logiciel à acheter

On paie les fonctionnalités désirées et le nombre de licences utilisées.

Depuis un navigateur Internet, les services sont accessibles et la compatibilité du poste de travail n’entre plus en ligne de compte.

Une plateforme LMS en mode Saas à laquelle on accède de n’importe quel endroit « est très important et conforte le principe de plateforme LMS.

 __Inconvénients de l’hébergement

On peut se soucier des données dites « sensibles », hébergées ailleurs. Le lieu d’hébergement du serveur n’est pas toujours en France. La confidentialité des données exportées pose un frein.

Toutes les plateformes LMS ne disposent pas facilement de la restitution des données.

Conseil sur ce choix :

 Si vous choisissez une solution Saas, il faudra contractuellement bien vérifier dans les contrats, les points suivants :

  • où sont stockées vos données (localisation précise), conditions de stockage
  • la sécurité du lieu d’hébergement,
  • pouvez-vous êtres propriétaires des données, etc.
  • en cas de migration de données (changement de prestataires ou de plateformes LMS), les données s’exportent t-elles facilement ?
  • Le lieu de l’entreprise est-il visitable ?

8.  Gestion des contenus de formation

Les supports de formation sont soient :

  • Créer directement par les formateurs ;
  • Créer par un prestataire externe ;
  • Intégrés à certaines plates-formes de classes virtuelles ;

Le LCMS autorise la diffusion et le déploiement de contenu multimédia riche. Des modèles pré-chargés ou génériques peuvent exister ainsi que des outils de test, d’évaluation et de collaboration pour permettre la conception de cours conformes aux spécifications SCORM, sans connaissances préalables en programmation.

Conseil sur ce choix :

Si les contenus proviennent  des prestataires ou des tiers, veiller à ce que le format utilisé soit compatible à votre plateforme LMS/LCMS.

La meilleure option est de choisir une plateforme LMS/LCMS intégrant :

  • du blended learning, s’étendant à de la classe virtuelle
  • des outils de Collaboration Web2.0 et réseaux sociaux (permettant aux auteurs de créer et assembler facilement textes, images, audio/vidéo, animations et autres types de ressources pouvant être exportées au format Scorm pour créer des formations efficaces et obtenir une application tout en un.

Le résultat est  qu’on peut créer son propre cours de formation, conçu spécifiquement pour répondre à des besoins spécifiques.

 Les contenus obtenus par les outils de collaboration web 2.0 sont entres autres :

  • rapid learning
  • didacticiel
  • serious game
  • simulation
  • screencast

9.   Choisir un LMS pour les rapports d’outils de reporting

  • tableaux de bord représentant l’activité d’un apprentissage qu’on peut obtenir en rapport
  • tracking détaillé – voir « chapitre 4 » de ce même article, que vous pouvez obtenir dans un rapport

Autres exemples concrets :

  • Quelles sont les questions auxquelles les utilisateurs échouent le plus souvent?
  • Quelle est votre module ou cours le plus populaire? le moins populaire?
  • Quels sont ceux qui ont utilisé tel quizz, avec quels taux d’obtention?
  • Quelles sont les questions auxquelles les utilisateurs échouent le plus souvent?
  • Quel est votre module ou cours le plus populaire?
  • …. tout une particularité de questions types que vous pouvez adjoindre en annexe de votre cahier de charges.

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Répertoire et sources :

Répertoire des plate-formes eLearning et e-formation :
http://www.cursus.edu/?module=directory&subMod=PROD&action=getMod&pclass=6&uid=10667

Article Wikipédia sur les systèmes de gestion d’apprentissage (très fourni au niveau des références) :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Syst%C3%A8me_de_Gestion_de_l%27Apprentissage

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